Вся правда про персональних ассистентів. Чому рутина вбиває ваш бізнес і як з цим боротися?

6

Ні чорта не встигаю, весь час, як білка в колесі. Діти скоро забудуть, як тато виглядає. Доки був рядовим співробітником, часу на все вистачало, а тут стільки справ одночасно навалилося. Про розвиток і думати боюся, хоч би поточні завдання осилити…

Приблизно такий текст можна почути в приватній бесіді від багатьох «біг-босів». Ситуація знайома і на перший погляд тупикова. Ну так, роботи багато, часу мало, більшість так і живе. Ми вирушили на пошуки «чарівної пігулки» і знайшли її! Ось як справу було…

Трохи теорії. «Казка про втрачений час»

«Більше за всіх у колгоспі працювала кінь. Правда, головою вона так і не стала»
«Працювати потрібно не 8 годин, а головою»
(с) Розумні люди

Всім відоме «правило 80/20» свідчить, що 20% наших дій дають 80% результату. Перрі Маршалл, один з найдорожчих і популярних бізнес-консультантів світу, ввів цікаву кваліфікацію завдань, з якими щодня стикається будь-який бізнесмен.

Він виділив 4 групи, в залежності від того, наскільки вони важливі для розвитку бізнесу і який прибуток можуть принести.

Рутинні дії, такі як наради, складання звітів, бесіди з працівниками нижчої ланки і холодні дзвінки він відніс до «десятидолларовым справах», мало впливає на підсумковий результат. Вони ж, на жаль, є головними пожирачами часу керівників. До важливих завдань вдосконалення свого товару, коригування УТП) постійно не доходять руки.

Розмінюючись на дрібні питання, ви не тільки заганяєте себе, але і заважаєте компанії заробляти і процвітати. Та це ж саботаж!

Гаразд, гаразд, усвідомили проблему. А робити-то що? Все одно хтось повинен виконувати ці завдання. Так, повинен. Хто-то. Але не керівник.

Саме тому першим пунктом у переліку рекомендацій того ж Маршалла варто оренду персонального асистента, який розвантажить вас і дасть можливість займатися справді важливими речами. На практиці це виглядає так…

Невигадана історія

Олег — власник трьох компаній, що працюють в різних сферах. Бізнесмен середньої руки, яких багато. Прибуток хороша, на безбідне життя собі, дружині і трьом синам вистачає. Квартира, заміський будинок, дві машини, відпочинок за кордоном кілька разів на рік, приватна школа для дітей…загалом, все є. А ось задоволеності життям немає.

По-перше, часу катастрофічно мало. Рано вранці з дому пішов, вночі повернувся, без сил звалився на ліжко. По-друге, особливого прогресу при цьому не спостерігається. Де були півроку тому, там і залишилися, а молоді азартні конкуренти вже на п’яти наступають.

Треба б подумати про те, як не дати їм прорватися вперед, але в думках тільки гаряча вечеря і м’яка подушка. Не встигнеш озирнутися, як уже «пасеш задніх».

Зустрілися тут недавно зі старим партнером, Сергієм, по одному ділового питання. Розговорилися про вічну нестачу часу. Виявилося, йому знайома проблема — сам ще півроку тому жив у такому режимі.

— А потім що змінилося?
— Асистентку найняв.
— Секретарку, чи що? І чим вона тобі допомогла?
— Смійся, смійся. Не секретарку. Персональну асистентку.

Загалом, розповів Сергій нашому герою про Світлану, яку інакше, як правою рукою, не називає. І зведені звіти за станом на всіх компаній вона становить для нього, і роботу їх відстежувати допомагає, і вирішує поточні питання, не смикаючи боса (ті, що в її компетенції, звичайно), графік його контролює. Якщо потрібно, то й особисті питання він їй делегує: квитки купити, дітей в гості відвезти, готель забронювати. Золото, а не дівчина.

«Мені б таку Світлану», подумав Олег. А вголос запитав: «Слухай, а де ти її знайшов?».

Звідки беруться персональні асистенти?

А справді, звідки? Ніхто з нас не чув про те, щоб таких фахівців випускали Внз. У пошуках істини ми вийшли на Марину Єгорову, яку багато керівників московських компаній знають, як «головну з асистентів».

За щасливим збігом обставин вона виявилася учасницею Клубу Директорів, і, не замислюючись, погодилася провести нам екскурс в цей загадковий світ корисних людей.

Успіх любить сміливих

За плечима Марини — 10 років роботи у великих державних і приватних фірмах. З міркувань конфіденційності ми не можемо привести у статті перелік її роботодавців, але, повірте, ці назви вам знайомі.

Одного разу до неї звернулися засновники російської компанії з виробництва меблів в американському стилі. Тоді у них була, по суті, тільки ідея бізнесу. Запросили стати менеджером з розвитку. Марина погодилася. Справа йшла на лад: за півроку з нуля організували виробництво, знайшли 5 дилерів.

Допомагаючи іншим людям будувати успішний бізнес, дівчина зрозуміла, що здатна створити свій і керувати ним. На піку розвитку, коли компанія вже впевнено стояла на ногах, пішла в нікуди. З урахуванням відсутності фінансової «подушки безпеки», затія була більш ніж ризикованою.

Сила «сарафанного радіо»

Єдиним активом амбітної бізнес-вумен була сторінка на Фейсбуці, де Марина періодично публікувала корисні матеріали — Клуб персональних помічників. Час від часу зверталися керівники з проханням допомогти у пошуку асистента.

Ніякої реклами не було, бізнесмени приходили за рекомендацією партнерів і друзів. «А я до того часу була особисто знайома з багатьма колегами. Ось і зводила людей!» жартує Марина і заливисто сміється. «Це, до речі, складніше, ніж знайти «другу половинку». Стільки всього має співпасти, щоб асистент і керівник підійшли один одному!».

І дійсно, в асистента є доступ до особистої інформації про керівника та його сім’ї, фінансової документації, ділового листування, даними про партнерів, результатами переговорів…Таких людей не так просто замінити, тому шукати їх перевагу за перевіреним каналах. Розумію, чому Марині не потрібна реклама.

Smart & Talented — саме таке «промовиста» ім’я придумала Марина для свого дітища. Точніше, назву їй приснилося, як таблиця одному відомому вченому. От і не вір після цього в те, що закоханим у свою справу Світобудову воліє допомагати.

Починали, як агентство з підбору асистентів. Цікавлюся: «Не страшно було виходити на такий конкурентний ринок? Кадрові агентства зараз на кожному розі». «Вони — не конкуренти. Рекрутери просто закидають клієнта десятками резюме, часто не розуміючи, ніж персональний асистент відрізняється від секретаря. Я ж 10 років провела «всередині», знаю, кого шукати, і особисто знайома з багатьма фахівцями. Знаєте, як кажуть — «рибак рибака бачить здалеку»», відповідає Марина.

«За останній час до нас тричі зверталися з рекрутингових компаній з проханням допомогти у пошуку асистента. Зізнаються, що для них це складна тема — немає досвіду і чіткого уявлення про те, яким повинен бути кандидат. З великих фірм нам часто телефонують вже після того, як рекрутери не впоралися з поставленим завданням — в таких випадках асистент потрібен «на вчора»».

Секретар vs персональний асистент vs бізнес-асистент

І чим же асистент відрізняється від секретаря? Сперечаємося на що завгодно — цього не знають не тільки рекрутери, але і багато керівників. Марина пояснює — у них різний функціонал, рівень відповідальності і доступ до «внутрішньої кухні» компанії.

Секретар приймає відвідувачів, обробляє вхідні дзвінки, відає «паперовими» питаннями (ксерокопіювання, друк), робить босові чай/кава.

Особистий помічник виконує доручення, контролює робочий час керівника, організовує поїздки, наради і зустрічі, протоколює переговори, нагадує про важливі дати, фільтрує потік вхідних дзвінків, веде ділове листування і т. п.

Вища ступінь — бізнес-асистент. Його функціонал частково дублює функціонал особистого помічника, але ця людина знає організаційну структуру компанії, що володіє інформацією про поточні проекти, їздить з босом у відрядження і бере участь в переговорах. Його можна назвати заступником керівника.

Утім, повноцінно описати функціонал асистента навряд чи вийде. Слухаючи Марину, схиляюся до думки, що це люди з надможливостями. Затримати виліт регулярного рейсу, віддалено відшукати і повернути забуту босом річ, забронювати столик у ресторані, де на сьогоднішній вечір все вже зайнято, купити квитки на будь-який захід в будь-якій точці світу…Все це — будні персонального помічника. Ось реальна історія, що трапилася днями:

Понеділок, 16:30. Босові потрібно терміново відкрити рахунок в іноземному банку (не в Росії) на компанію. Дедлайн: вівторок, 14:00. Банк категорично відмовляється приймати скани з підписами директорів, які в даний момент знаходяться в різних країнах.

Поки що оригінальні документи всіх облетять, пройде мінімум тиждень. Крім того, в цьому іноземному банку сьогодні скорочений робочий день у честь свята.

До 19:27 понеділка задача була вирішена. Асистент обдзвонила всіх ТОП-керівників банку. Спочатку тиснула на те, що вони просто забули відкрити рахунок для цієї угоди, але не допомогло.

Дівчина змінила тактику: нагадала, що директора компанії — важливі клієнти банку, які володіють 11 рахунками на різні компанії. Сказала, що, якщо рахунок не відкритий, вони закриють в цьому банку інші рахунки і підуть до конкурентів. Спрацювало!

Ідеальний асистент — який він?

Марина відповідає на це питання так: «Помічник керівника — це той, хто пам’ятає все і завжди. Його завдання — зробити роботу шефа максимально комфортною, позбавивши його від організаційних та адміністративних проблем. Завдяки асистентові, керівник може зосередитися на головних завданнях».

Вимоги більшості керівників збігаються: знання англійської мови, досвід роботи, презентабельна зовнішність, почуття стилю, вік близько 30 років (державні структури і великі компанії зазвичай просять знайти асистента старше 35 років).

Від кандидата чекають вміння швидко приймати рішення, системно мислити, діяти по ситуації і випереджати події. Наприклад, вчасно зарядити телефон боса, організувати трансфер по прильоту в інше місто і комфортне заселення в готель, відправити візитки, які він забув, вилітаючи на важливу зустріч, наступним рейсом в США, передати його улюблене російське молоко літаком в Домініканську республіку — та що завгодно!

Наша співрозмовниця стикалася з нестандартними вимогами роботодавців. Наприклад, все частіше в процесі підбору асистента бере участь астролог. «Ні, Овен мені не підійде», говорить керівник, і розглядає тільки кандидатів, які народилися під «правильними» знаками зодіаку.

У розмові Марина постійно вживає слова «випускниці», «дівчатка», «учасниці»… Чому серед асистентів переважають представниці прекрасної статі?

«Мене часто про це запитують. Наприклад, тому, що ми краще працюємо в режимі багатозадачності, швидше міркуємо і реагуємо на зміну ситуації. А ще більшість керівників — чоловіки. Ну не можуть вони уявити, що чашку кави вранці буде приносити хлопець! Деякі зізнаються, що асистент-дівчина допомагає розрядити ситуацію під час складних переговорів. Суцільні плюси!».

140 асистентів за 365 днів

З моменту запуску бізнесу пройшов рік. Наскільки успішним він був? 140 закритих вакансій, 140 асистентів для керівників банків, юридичних та IT-компаній, власників середнього бізнесу (поки в основному з Москви, але в планах — вихід на ринок інших великих міст). Серед клієнтів Марини: “Сбербанк Росії”, ПАТ «Вимпелком», ВТБ Капітал, керуюча компанія «Уралсиб», банк «Відкриття»…

Виходить, кожні 2-3 дні черговий кандидат вирушав на нове місце роботи?

«Ви здивовані?», усміхається Марина. «Я знаю, що помічник керівника зазвичай потрібен терміново, «на вчора». Ми витрачаємо на підбір асистента від 2 до 5 днів. Якщо у роботодавця немає специфічних вимог (наприклад, знання чотирьох іноземних мов), то в ряді випадків і 1 дня достатньо. У нас же готова база фахівців, пам’ятаєте? Не доводиться шукати на стороні».

Випадковим людям тут не місце

140 чоловік — це багато. Невже, всі підійшли? Були випадки, коли асистент і його новий бос не спрацювалися? Марина пояснює, що в договорі є пункт про «заміну» спеціаліста по гарантії протягом 3 місяців, якщо він не знайде спільну мову з керівником. Але за минулий рік жоден клієнт не звернувся з таким проханням.

За рахунок чого вдається підбирати асистентів з такою ювелірною точністю? Багато в чому, завдяки відсутності серед кандидатів випадкових людей. Всіх їх Марина знає особисто (вони регулярно зустрічаються на проведених агентством бізнес-сніданки), а деякі пройшли навчання в її школі персональних асистентів.

Чого навчають у школі асистентів?

Тільки того, що стане в нагоді в роботі. У програму курсу входять, наприклад, такі дисципліни:

  • правила ділового спілкування та ведення телефонних переговорів;
  • основи тайм-менеджменту і стрес-менеджменту;
  • підготовка і координація зустрічей;
  • організація особистих поїздок і відряджень;
  • діловодство, протоколювання;
  • діловий етикет. Особливості роботи з керівниками VIP-рівня і експатами.

«Я неодноразово стикалася з некомпетентними особистими помічниками та секретарями», – згадує Марина. «Зрозуміла, що знайти хорошого кандидата вкрай складно, зате реально його підготувати. Використовуючи власні знання та досвід (у тому числі, розуміння того, як робити не треба), створила перелік обов’язкових навичок асистента (скачайте його тут), який ліг в основу навчальної програми.

Заняття разом зі мною проводять діючі бізнес-асистенти найбільших компаній, тому випускниці йдуть у вільне плавання з великим багажем корисних і застосовуваних на практиці знань. За професійний рівень кожного з них відповідаю власною репутацією».

Бонус для учасників Клубу Директорів

Ми домовилися з Мариною про безкоштовні консультації!

Вам потрібен особистий помічник? Не знаєте, що йому делегувати і як підбирати? Заповніть форму нижче, і «головна асистентам» відповість на всі питання!




Катерина Бакланова




Копірайтер. Підбираю цікавий і корисний контент для читачів Клубу Директорів.

    This author does not have any more posts.

З цією статтею читають
Як приймати рішення у бізнесі на основі цифр в 2019


Чому Black Star російські партизани музики?


Де ж я так нагрішила: вчимося правильно наймати співробітників


5 інструментів, щоб навести порядок у своїх продажах


Обійняти і пробачити: як знайти справжнього менеджера з продажу?


Як директор навів порядок у себе на складі?



Авторизуватися для коментування: