Як кайдзен позбавив фірму від касового розриву

3

У столичному торговельно-логістичної компанії «Омега» справи йшли непогано. Товар (сантехніка, герметики, гіпсокартон тощо) продавався добре, гроші на рахунки компанії надходили. Доставка товару працювала справно, хоч іноді й траплялися запізнення і претензії.
І ось, одного разу у фірми не вистачило грошей, щоб виплатити платню робітникам і оплатити послуги сторонніх підрядників. Виник касовий розрив.

Час і гроші витрачати на аналітику не хотілося. Одна з співробітниць запропонувала використовувати простий, давно відомий кайдзен-метод «5 чому». Так і вирішили з’ясувати причину.

Зараз все з’ясуємо, чому так вийшло, — сказала заступник головного бухгалтера Наталія на нараді у генерального.

Вона вчора вийшла з відпустки і також не знала причин. Використовуємо «5 чому», щоб знайти першопричину нашого касового розриву, — продовжувала Наталія.

Зміцнили аркуш ватману на дошці, почали його заповнювати.

Отже, у нас є проблема, — сказала Наталя. Виник касовий розрив.

1. Ставимо перше питання “Чому”.

Чому виник касовий розрив? — продовжувала вона.

2. Причина першого «чому» в тому, що в поточному кварталі якось незрозуміло було з часом надходження та списання грошових коштів.

Начебто і відомо, але, не точно, — сказала Наталя.

Експрес-нарада бухгалтерів і генерального директора. Джерело: commons.wikimedia

3. Другий раз питаємо «чому».

А чому не зрозуміло? — допитувався генеральний.

Тут вступили колеги-бухгалтера.

4. Відповідь на друге «чому».

Тому що не був складений план руху грошових коштів, — сказала Світлана.

5. Третє «чому».

А чому він не був складений? — обурився директор.

6. Відповідь на третє «чому».

Тому що співробітник, яким це було доручено, не зміг його вчасно скласти, — парирувала Ганна Павлівна.

7. Четверте «чому».

Чому не зміг-то? — розгублено запитала Наталя.

8. Відповіддю на четверте «чому» було наступне.

Тому що Олександр, який складав план, ще толком не знає і не зрозумів, як його складати. Та ще він заміняв Люду, яка сильно захворіла. Вона раніше складала. І все було добре, — сказала Ганна Павлівна.

9. П’яте «чому» логічно прозвучала з вуст генерального.

Чому ж він не знає, як складати? — допитувався Петро Сергійович.

10. Відповідь на п’яте «чому» був таким.

Тому що він ще стажист, 1,5 міс. все працює і ще не навчений цьому. А більше не кого посадити було на цю роботу, — бідкалася Ганна Павлівна.

11. Ось тобі раз! Людей змушуємо працювати, а як цю роботу виконувати — не вчимо їх.

Ось вона і причина, — резюмував директор. Що будемо робити, колеги?

Одним навчанням тут не обійдешся, — продовжив він.

Порадившись, вирішили діяти так.

  • Визначимо, які види робіт потрібно виконувати всім бухгалтерам відділу головного бухгалтера. Брати їх краще не з положення про відділ, а з офіційного календаря бухгалтера.
  • Складемо матрицю компетенцій всіх працівників відділу. Тобто, визначимо, хто і що з цих робіт вміє виконувати і в якій мірі. Візьмемо 4 градації (25%, 50%, 75% і 100%).
  • Виявимо найбільш «дефіцитні» компетенції (по-російськи, види робіт).
  • Визначимо потребу в навчанні. Інакше кажучи, кого і чого будемо вчити.
  • Призначимо наставників, які будуть передавати їм свої знання з «дефіцитним» компетенціями.
  • Визначимо, де і як навчаються будуть отримувати «дефіцитні» знання поза організації, на курсах.
  • Визначимо терміни і порядок навчання.
  • Після повернення працівників до навчання — перерозподілимо виконувані роботи між всіма співробітниками з урахуванням отриманих нових знань та навичок.
  • Через 6 місяців я знову побував в цій організації і побачив, що Олександра навчили і підвищили в посаді. Тепер він сам керує рухом грошових коштів та їх відображенням у бухгалтерському обліку.

    Кайдзен допоміг знайти першопричину касового розриву. Олександра навчили і він більше не допускав такого.

    За три місяці до мого приходу головбуху компанії встановили єдину систему фінансово-управлінського обліку «ПланФакт».

    Можливості програми «ПланФакт». Джерело: planfact.io

    Система допомогла навести порядок у фінансах, пару раз позбавила від касового розриву. У ній ведеться облік всіх грошових потоків, є 4 рівня аналітики за статтями обліку. Олександр робить у програмі прогноз касового розриву. Наталія порівнює прибутковість за сегментами і двома методами вважає прибуток. Всі бухгалтери тепер йдуть додому вчасно майже кожен день.

    Вам цікава тема кайдзен і поліпшення виробництва і офісних процесів? Підписуйтесь на нашу розсилку кайдзен.



    Дмитро Соловйов

    Керівник проекту Кайдзен
    В
    Клуб директорів

    | [email protected]

    7 років досвіду впровадження Кайдзен-проектів. Сертифікований експерт в області бережливого виробництва від німецького інституту Lean Management Institut. Працював з ТОВ “ПК НЭВЗ”, ТОВ “Крафт Фудс Рус”, ТОВ “Свеза-Лес”, ТОВ “ТБМ-Південь”. Я надаю консультації по впровадженню Кайдзен.

      This author does not have any more posts.

    З цією статтею читають
    13 уроків менеджменту від Procter and Gamble, дають 100% якості та безпеки


    15 забійних фішок правильної організації робочих місць


    15 безкоштовних фішок експерта, швидко поліпшують ваші процеси


    Ваш бізнес скоро помре! Ці 4 речі його врятують!


    Як підняти ефективність обладнання до рівня Ford. Перший крок


    Як ми за тиждень підвищили продуктивність ділянки в 4 рази



    Авторизуватися для коментування: