Як підвищити продуктивність: 13 простих порад

6

13 простих рад по підвищенню продуктивності,

які допоможуть вам зберегти осудність і отримати прибуток

Наомі Данфорд ділиться порадами щодо продуктивності в своєму блозі. Її формула успіху: кращі ментальні програми + кращий маркетинг = магія.

Зазвичай поради про те, як підвищити продуктивність, викликають у мене відчуття «лопни мої очі».

«Починайте раніше!»

«Тримайте всі замітки в одному місці!»

«Ставте цілі по SMART!»

Спасибі, гуру продуктивності, світ падає на коліна і кланяється вам з вигуками: «О, боже, як я міг упустити цей безцінний рада!»

Очевидні поради, подібні «їжте менше і робіть фізичні вправи», не допоможуть більшості з нас, хто виснажений, страждає синдромом дефіциту уваги і не особливо чекає покращення життя або раптового зміни звичок. Якщо ми знаємо, що повинні робити, але не робимо, на це є причини. І одна з них — вам допоможе швидше терапевт, а не тренер по продуктивності.

Так що для вашого задоволення я зібрала чортову дюжину по-справжньому корисних порад по продуктивності, які не вимагають великих змін способу життя та особистості. Слідуйте тим, які для вас простіше всього. Я обіцяю вам, що почнуть відбуватися приємні зміни.

1. Групуйте схожі завдання

Так їх виконати значно простіше.

Візьміть повторювані завдання (пости в блог, розсилка, листи, прання ))) Зробіть більше однієї одиниці за раз. Якщо завдання дрібні, зробіть відразу багато. Якщо вони великі або творчі, спробуйте дві за раз. Справа задвижется швидше, ви зловите потік, і великі завдання перестануть викликати Жахливий Жах, з яким вони у вас асоціюються.

Відповісти на електронний лист? Може зайняти 20 хвилин. Відповісти на 10 електронних листів? Може зайняти всього 45 хвилин. Ви рухаєтеся по накатаній. Групування схожих завдань зробить їх виконання простіше і швидше для вас.

2. Timeboxing* дозволить прискорити процес

* «Таймбоксинг» — розподіл часу на фіксовані ділянки

Речі, які треба робити, зазвичай займають рівно стільки часу, скільки треба на них витратити. Ось чому ви можете навести ідеальну чистоту в квартирі за 45 хвилин перед приходом родичів і не робите рівним рахунком нічого, коли у вас є весь день.

Коли ви сідаєте за виконання завдання, поставте собі обмежений проміжок часу. Побачите, наскільки швидше піде справа, і ви будете менше відволікатися.

3. Відповідайте на листи зверху вниз або знизу вгору

Те саме відчуття, коли ви відкриваєте поштову скриньку і не знаєте, з чого почати? Ласкаво просимо в клуб «Я втомився вирішувати». Коли ви сідаєте за пошту, просто починайте відповідати зверху вниз. Або знизу вгору. Нездатність прийняти рішення відступає, і ви відповідаєте на більшу кількість листів.

(Примітка: якщо у вас є дуже термінові листи — наприклад, пропозиції про роботу — відповідайте на них. А потім відразу повертайтеся до верху або низу списку).

4. Тайм-лог автоматично підвищить концентрацію

«Куди ж поділося?» — часто повторюємо ми. Але це не риторичне питання. Серйозно, відстежуйте, на що ви витрачаєте час протягом дня. Позначте де-небудь «Почав роботу з поштою в 9:42» і «Закінчив із цим у 10:33».

Зробіть це кілька разів — і ви швидко самостійно скорректируете 90% відвернень, тому що почнете розуміти, що вони відобразяться у записах. (Інші 10% відвернень ви будете щасливо нести відповідальність і радіти їм).

5. «Переадресація» допоможе вам відповісти на листи швидше

З якоїсь причини ми маємо в нашому колективному несвідомому, що зобов’язані відповідати на всі питання в кожному листі. І витрачаємо багато часу, роздумуючи над питаннями людей, коли вони розпливчасті.

Немає нічого поганого в тому, щоб відповісти на ясні питання в листі і переадресувати незрозумілі назад для уточнень. Ви повернете лист людині, підтримавши при цьому діалог.

Це особливо корисно, якщо у вас багато листів або деякі з них вимагають дуже довгих відповідей. Ви можете розбити відповіді на декілька сесій.

ЗАВАНТАЖИТИ КНИГУ >>

6. Однозадачность миттєво підвищить вашу продуктивність

Багатозадачність добре працює для дуже маленького числа ситуацій. Наприклад, прослуховування уроку іноземної мови або аудіокниги під час прогулянки. Вам не потрібно думати під час ходьби, так що можете завантажити свій мозок аудіо.

Але якщо вам доводиться завантажувати свій мозок відразу два завдання одночасно, ресурс ніколи не ділиться 50 на 50. Ви отримуєте найгірший результат від кожної задачі, коли їх декілька відразу.

Зосередьтеся на одній речі за раз — і ви скоротите час її виконання на 30-50%. Якщо ви постійно скаржитеся на брак часу, то концентрація — мабуть, найкраща річ на землі, яку ви можете зробити, щоб змінити ситуацію.

7. Виберіть одну мету, щоб завершити завдання швидше і простіше

Кілька тисяч років тому один розумний хлопець сказав, що не можна одночасно бути слугою двох панів. Це 100% про продуктивності. Чим більше цілей ви намагаєтеся напхати в одну задачу, тим важче і довше ви будете виконувати її.

Написати пост у блозі, який буде дотепним, змістовним, заснованим на даних, містити 750-1000 слів, при цьому ще й абсолютно SEO-оптимізований… Це дуже велика робота. Виберіть одну мету. Ваша робоча навантаження зменшиться, плюс відразу стане простіше.

Присутні в соціальних мережах, щоб бути корисним, створювати нові зв’язки, просувати свій новий продукт, відповідати всім, хто вам відповідає, збирати тусовку… Дуже багато роботи. Виберіть одну мету за раз. Подивіться, як легко вам відразу стане. А час, що звільнився, використовуйте, щоб наступного разу поставити та досягти в соцмережах нову мету. Так ви зможете підвищити продуктивність.

8. Зробіть «ліве час» вашим безкоштовним віртуальним помічником

Тримайте під рукою список дрібниць, які ви повинні зробити (замовити квитки в кіно, накидати проект поста в блозі, віднімати документ, змінити аватар Facebook).

Ваші дні заповнені невеликими лівими тимчасовими проміжками від 5 до 15 хвилин, які ви не розумієте, як використовувати. Очікування в черзі, різні затримки, коли, наприклад, ви сидите за комп’ютером, як ідіот, і чекаєте відповіді від якого-небудь представника компанії в чаті. Ви зможете виловити 2 або 3 години на тиждень для дрібних ніколи-не-знайду час-щоб-їх-закінчити справ, якщо будете мати цей список під рукою.

9. Виберіть наступний крок, щоб рухатися швидше

Уявіть собі наступного разу, коли ви байдуже дивились в стіну, думаючи: «Я не знаю, з чого почати». Тепер уявіть, що у вас є розумний список наступних кроків для кожного проекту, над яким ви працюєте.

Пошта? — Відповісти на лист Біллу.

Блог? — Придумати заголовок для вашого наступного поста в блозі.

Сайт? — Зателефонувати фотографу і отримати прайс на знімки.

Вебінар? — Купити мікрофон.

Завжди існує цілком визначене наступне дію в будь-якій справі. Якщо ви відчуваєте щось на кшталт: «Не знаю, з чого почати, тому що міг би зробити з десяток різних речей, щоб зібрати нарешті цей вебінар», — просто виберіть будь наступне дію. Це краще, ніж нічого, що у вас зараз. Наявність певного наступного кроку означає, що ви завжди будете знати, що робити далі. Більше не треба дивитися в стіну.

10. Підготуйтеся до наступним завданням, щоб було простіше почати

Почати — це завжди найскладніше (тому ми і не робимо багатьох речей, які могли б). Найбільша складність полягає в тому, що якщо ви почнете, вам доведеться закінчувати. Приємного мало. Але! Якщо ви почнете хоч як-то, ваш мозок буде вірити, що найважча частина вже зроблена, і далі буде легше.

(Взагалі цьому існує наукове пояснення, але мені лінь шукати посилання. До того ж, це відволіче вас. Я дбаю про вашу продуктивність, правда-правда ))

Скажіть собі: «Все, що я повинен зробити прямо зараз, — придумати заголовок поста в блозі і відкрити документ».

Або: “Все, що я повинен зробити прямо зараз, — почати лист з фрази: “Привіт, Кейт, у мене погані новини””.

Або: «Все, що я повинен зробити прямо зараз, — написати назву вебінару на аркуші паперу і зробити майндмэп з трьома порожніми колами».

І відкладіть до завтра. Завдання розпочато і залишить вас у відкритому режимі: вашому мозку буде здаватися, що ви не починаєте, а продовжуєте. Це працює, я не жартую.

11. Перевіряйте і відповідайте на пошту у встановлений час, щоб зберігати осудність

Одна з останніх почуті мною речей з приводу пошти: «Не відкривати електронну пошту, якщо ви не можете відповісти на неї». Це чудово звучить в теорії — і, ймовірно, це хороший рада в 90% випадків. Але це непрактично. У мене, наприклад, багато листів, які я хочу відкрити, але відповідати на них поки не готова.

Тим не менш. Якщо кілька разів на день ви перевіряєте та відповідаєте на електронну пошту, прилипаючи до неї, з вами трапляться дві речі.

По-перше, ви миттєво полюбите своє життя. Постійне сидіння у пошті робить жорстокий ефект на психіку. Ви будете дорожити тим фактом, що ви зараз не в пошті, як би ви дорожили свободою після повернення з Сан-Квентін (тюрма — прим. ред.).

По-друге, ви почнете краще відповідати на пошту, тому що почнете ненавидіти свою поштову скриньку. Ви почнете відповідати з такою швидкістю, щоб нарешті наблизитися до того, від чого пошта вас відриває. Відповідь на пошту стане зразок недбалого відвідування родича, який вам не подобається. Швидко, досить чемно і без будь-яких емоційних вкладень.

Виберіть 2 або 3 проміжку день, які будуть вашим поштовим часом». Все, що поза цього часу, — ваше життя. Двері замкнені зсередини, дорогі.

12. Встановіть час закриття, щоб встигнути вдвічі більше

Теж з розділу «отримати назад своє життя» — встановлення часу закриття для вашого офісу, віртуального чи фізичного. Якщо ви закінчуєте роботу до часу X — і ви закінчуєте, то здивуєтеся, наскільки більше речей будуть позначені як виконані у вашому списку.

Одна з причин, чому ви не робите стільки, скільки могли б ви обманюєте самі себе.

Ви дозволяєте відговорюватися роботою. Ви дозволяєте говорити своїм близьким: «Мені доведеться працювати пізно ввечері, тому що багато навалилося» (а не «Мені доведеться працювати пізно ввечері, тому що я прошатался весь день, відволікаючись на все підряд, і не хочу визнавати це»). Абсолютна влада розбещує і все таке.

Відповідальність означає, що ви починаєте говорити собі: «Чорт, якщо я хочу, щоб це було зроблено, значить я повинен зробити це».

Ви дуже, дуже розумна людина. Якщо ви встановите час закриття, ви отримаєте набагато кращий результат і точно заробите більше грошей. Я ніколи не бачила, щоб хтось зазнав невдачі при такому підході.

13. Виберіть «Велику трійку» справ і простежте, щоб вони були зроблені

Підніміть руку, якщо чули коли-небудь таке: «Кожен день ви повинні вибрати три найбільш важливі речі і робити їх в першу чергу». Так… добре, добре, багато рук. Я здогадалася.

Але ось що я помітила. Багато людей кажуть: «Я не можу на це піти! У мене є 10 справ, які потрібно завершувати кожен день!» Круто.

Ті ж самі люди дуже часто говорять: «Чорт! День закінчився, а я нічого не зробив списку!» (Підніміть руку, якщо ви говорите так частіше, ніж хотілося б).

Отже, замість списку «великої трійки» ви зробите нуль.

Ось як це відбувається. Ви вибираєте 3 найбільш важливі на сьогоднішній день справи, а потім звільняєте себе від інших думок в голові і просто робите.

Коли ви зрозумієте, що важливе завершено, а у вас в запасі більша частина дня, виберіть три такі справи. Концентруєтеся і робите їх.

Нерідко виходить завершити навіть більше десяти завдань за день. 10 більше, ніж 3.

Продуктивність не повинна ставати для вас Дев’ятим колом Дантового Пекла.

Якщо ви підприємець — високі шанси, що у вас спостерігається певний рівень синдрому дефіциту уваги. Ось чому у вас є бізнес-суперсили — ви можете встановлювати розумові з’єднання надзвичайно швидко і робити речі, які інші люди не можуть робити.

Але якщо вам важко зосередитися, впевнено рухатися вперед і завершувати завдання, то вам потрібні конкретні рішення, що враховують синдром дефіциту уваги (навіть якщо насправді ви не страждаєте).

Великі зміни способу життя, корисні в довгостроковій перспективі, швидше за все, не допоможуть вам зробити більше справ на цьому тижні.

А ці 13 рад за продуктивністю допоможуть. Допоможуть підвищити продуктивність.

Це легко. Ви можете зробити це майже без зусиль.

Просто виберіть декілька і почніть робити.

Колеги, який один пункт ви б вибрали з цього списку?


Саша Іванова




Пишу і перекладаю тексти про бізнес.

    This author does not have any more posts.

З цією статтею читають
Як Михайло з Владивостока продав ікру друзів за допомогою Facebook?


5 головних питань, щоб отримати ступінь MBA, якщо ви не з Москви


5 питань, щоб правильно вибрати ВНЗ для отримання MBA


Яндекс.Дзен як якір для бізнесу. Може врятувати, а може створити проблеми


Як взяти інтерв’ю у самого Сергія Бадюка?


Міф про правило 72 годин Бодо Шефера: чиї інтереси він захищає?



Авторизуватися для коментування: